Citación a asamblea por carta certificada

Lo que dice la ley

La forma de citar depende del tipo de organización y de sus estatutos. Por ejemplo:

• Condominios. La Ley 21.442 dispone que se cite a asamblea a todos los copropietarios «personalmente o mediante carta certificada dirigida al domicilio o a través de correo electrónico que, para estos efectos, estuvieren incorporados en el registro de copropietarios», con una anticipación mínima de cinco días y que no exceda de quince.
• Juntas de vecinos y organizaciones comunitarias. La Ley 19.418 dispone que las citaciones a asambleas extraordinarias se hagan con una anticipación mínima de cinco días hábiles «y en la forma que señalen los estatutos».
• Clubes deportivos con el estatuto tipo del IND. Ese estatuto establece que las citaciones a asambleas generales «se harán por carta o circular certificada enviada con 15 días de anticipación, a lo menos», a los domicilios que los socios tengan registrados.
• Sociedades anónimas. La Ley 18.046 dispone que la citación a junta de accionistas se haga por aviso destacado publicado a lo menos tres veces en el periódico del domicilio social. La carta certificada no reemplaza ese aviso.
• Otras organizaciones, como corporaciones y fundaciones: la forma de citar la fijan sus estatutos. Revíselos para saber si en su caso la carta certificada es obligatoria u opcional.

Qué respalda su envío

• Su carta se envía como carta certificada de Correos de Chile, la empresa del Estado que la ley hace sucesora del antiguo Servicio de Correos y Telégrafos en la actividad postal.
• Correos inscribe cada carta certificada con un número de orden en el registro de la oficina que la admite. El comprobante que le hacemos llegar da cuenta de esa admisión: la fecha de envío, el remitente, el destinatario y el número de seguimiento.
• Correos de Chile señala que la carta certificada «tiene validez legal ante cualquier entidad».
• Cuando la ley o los estatutos piden citar por carta certificada, cada destinatario recibe su propia carta y usted recibe un comprobante por cada una, con la fecha de envío y el destinatario.

El comprobante acredita el envío, no el contenido de la carta. Desde cuándo produce efecto la carta, si desde el envío o desde la recepción, lo define la ley de cada materia, los estatutos o el contrato. Guarde una copia de lo que envió junto con el comprobante.

Certificada Online imprime y envía por Correos de Chile el documento que usted trae. No redactamos cartas ni prestamos asesoría legal. El contenido de la carta, sus requisitos y sus plazos son responsabilidad de quien la envía: si tiene dudas, consulte a un abogado especialista antes de enviarla.

¿Ya tiene el documento?

Sí: suba la citación en el paso «Documento» del formulario, en PDF o Word, tal como debe imprimirse. Se imprime la misma citación para cada destinatario de la lista.

No: Certificada Online no redacta citaciones y no ofrece un modelo, porque su contenido depende de los estatutos de cada organización. Prepárela usted o con su asesor, y súbala cuando la tenga lista.

Opciones del servicio

Copia digital a cada destinatario. Sin costo: si incluye en la planilla el correo electrónico de un destinatario, le enviamos a esa dirección una copia digital de la citación y de su comprobante de envío. Es una cortesía y no reemplaza la carta certificada.

Cómo completar el formulario

Sus datos. Son los datos de contacto de quien hace el pedido. A ese correo le hacemos llegar la confirmación y el comprobante. Puede ser el mismo remitente o alguien que hace el trámite por él.

Remitente. Es quien envía la carta y aparece como tal en el sobre y en el comprobante de Correos. Puede ser una persona, una empresa o una institución.

Destinatario. Es la persona, empresa o institución a quien va dirigida la carta. Es otra persona que el remitente: no repita aquí los datos del remitente.

Dirección. Escríbala completa: calle, número, departamento o casa si corresponde, comuna y región. Es la dirección a la que Correos llevará la carta, así que revísela con cuidado.

RUT. El formulario pide el RUT del remitente y del destinatario, y lo valida al escribirlo.

Correo del destinatario. Es opcional y sirve solo para la copia digital de cortesía. Escriba el correo de quien recibe la carta, no el suyo ni el del remitente.

Documento. Súbalo en PDF o Word, tal como debe imprimirse. Lo imprimimos a una cara, sin modificarlo: no hacemos impresiones a doble cara. Cada servicio incluye una cantidad de hojas; si su documento tiene más, el formulario le muestra el recargo antes de pagar. Si sube un Word, o un PDF cuyas hojas no podemos contar, las contamos antes de imprimir: si tiene más de las incluidas, la carta queda en pausa y usted elige entre pagar la diferencia, subir otro archivo que quepa en su servicio o anular el envío con la devolución que indican las condiciones (punto 10). Tiene 2 días hábiles para elegir.

Si los datos parecen cruzados. Si el formulario ve algo que podría ser un error, como el mismo RUT en el remitente y en el destinatario, o el correo del remitente en el del destinatario, le muestra un aviso para que lo revise. Si sabe que los datos están bien, puede continuar.

Revise antes de pagar. No corregimos ni cambiamos el contenido de la carta, ni los datos de remitente y destinatario después de enviada.

Lista de destinatarios. Descargue la planilla que ofrece el formulario y complete una fila por destinatario, con nombre, RUT y dirección completa. El correo electrónico es opcional y debe ser el del destinatario. Si falta un dato obligatorio, el formulario se lo indica antes de pagar.

Qué pasa después de que paga

1. Confirmamos su pago y la carta queda agendada para la fecha de envío del servicio que eligió.
2. La imprimimos tal como la subió, sin modificarla, y la llevamos a Correos de Chile.
3. El día del envío, hasta las 19:00, le hacemos llegar por correo electrónico el comprobante de Correos, con la fecha de envío y el número de seguimiento.

Correos de Chile informa para la carta certificada un tiempo de entrega de referencia de 5 días hábiles, y advierte que es referencial y que no está obligado a cumplirlo. La entrega es directa al destinatario o a quien este autorice; Correos hace un intento de entrega y deja hasta tres avisos para retirar la carta.

Zonas rurales. Si la dirección del destinatario está en una zona rural, Correos de Chile no entrega la carta en el domicilio: la deja en su sucursal más cercana, donde queda 30 días a disposición del destinatario; si no la retira, la devuelve al remitente. Esto no cambia el envío: el comprobante acredita igual la fecha de envío y el destinatario.

Preguntas frecuentes